「Holmesは、いつでもどこでも簡単に契約書業務ができます!」

社名株式会社日本パープル 事業内容法人向けサービス:データセキュリティ及び業務支援 機密文書などの廃棄サービス「保護くん」 個人向けサービス:宅配収納サービス「AZUKEL(アズケル)」 設立1972年(昭和47年)5月12日 ウェブサイトhttps://www.mamoru-kun.com/

ご協力いただいた方のご紹介
白石さん:管理部門兼務の統括マネージャー
加藤さん:管理部門のマネージャー
橋本さん:管理部門(在宅勤務)
いつもHolmesをご利用いただきありがとうございます。
日本パープルさんは、機密文書などの廃棄サービス「保護くん」などを運営していたり、契約書などの機密文書のPDF化のサービスをなさっております。
実は、弊社のオフィスの共用部分にも保護くんがあり、いつも活用させていただいております。※写真


加藤さんは管理部のマネージャーで、契約書等の作成(承認)から管理業務を、橋本さんも管理部で、現在は在宅勤務という形で契約書等の作成から管理業務をなされているということです。
白石さんは管理部門兼務の統括マネージャーです。
管理部門の問題に対して向き合い、ご自身でこの問題を解決するために、管理部門のシステム化を進めました。

FINOLAB内の保護くん

Holmes導入のきっかけ
ーさっそくですが、Holmesにご興味をもっていただいたきっかけを教えてください。
加藤さん:まず、当社では、業務の多様化が進む一方で、システム化されていないことにより手一杯になることが予想されるということです。当社は今、管理部の業務の範囲が広がっていて、4名で、総務、労務、人事等の会社の管理の全ての仕事をしています。当社の従業員は約100名で、契約社員を含めば約140名います。
現時点では、これらの業務を管理4人で対応できないこともないですが、すぐに手一杯になることが予想できますし、今後さらに業務が多様化したり従業員が増えるともう対応できないと思っていました。
なので、今のうちから、業務の効率化を図らないとなと。とにかく、法務業務、契約業務を軽減させたいと思っていたんです。
ーHolmes導入の決め手を教えてください。
白石さん:様々な電子契約システムがある中で、Holmesを選んだ理由は、Holmesは契約書の作成から管理までクラウド上で行うことができるからです。 具体的には、人事契約における出力、発送工程を軽減できると同時に、締結までの速度が上がること、担当者一人で契約締結と締結後管理が可能であること、 法務経験を有していなくても、はじめからテンプレートが豊富に揃っていることです。

左:橋本さん 右:加藤さん

ー現状の契約書業務を教えてください。
加藤さん:契約書の作成や内容のチェック、修正は管理部で行っています。 もちろん難しい場合は顧問弁護士に頼みますが、ほぼ自分たちで調べながら行っています。 法務業務の負担が増えてきたと感じているところでした。
ー現在、お客様への契約は紙でしょうか。今後は契約書を電子化する予定はありますでしょうか。
加藤さん:現状は、100%紙の契約書です。
もちろん、全ての契約書を電子契約にできれば、締結も簡単になるとは思うのですが、やはり、現状ではまだ相手方の理解が得られないですし、世の中にまだ電子契約が広がっていないので・・・
広がり次第、波に乗れればいいなと思っています。なので、まだまだ紙の契約書ですね。
ーそうなんですね。ありがとうございます。
Holmesを使ってみて
ー続いて、Holmesの使ってみた感想をお願いします。
橋本さん:自分が使っている中では、見てわかりやすい部分が多いと感じます。
今は従業員との契約に使っているのですが、実際に従業員に締結依頼を出しても、質問が来たことがないです。 みんなすぐに締結してくれます。
導入して、いきなり全てを移行するのは難しいと思っていましたが、PDFからアップして締結の機能もあったので、徐々に触っていける点はいいなと思いました。
社内のやりとりは、今まではwordファイルで変更履歴をわざわざつけて、メールで送って、修正されたメールが来て、wordファイルダウンロードして、修正してというやりとりが本格的に面倒でした。
それに比べて、Holmesは、変更履歴も、普通のWordの変更履歴と違って、自然につきますし、バージョン毎の比較で見られるので、とても見やすいです。
wordだと、何度も変更すると、「今回どこが変更されたのか」本当にわかりにくいので・・・
ー分かりやすいとのお言葉ありがとうございます。そうですよね。
変更履歴のわかりやすさは、皆さんに評価していただいています。
今は、従業員の方との契約にHolmesをご利用頂いているとのことですが、取引先のお客様の場合はいかがでしょうか。
橋本さん:対お客様だと、現状では電子契約は難しいから、紙の契約書になります。
まだ、Holmesの「紙締結機能」は使えていないですが、徐々に使っていこうと思っています。
Holmesは、締結を紙の契約書で行うこともできるから、すぐ導入できますね。
これからは、作成の段階から管理まで全てHolmesで行えたらいいなと考えています。
まずは、契約書の概要や背景をサマリーに書いて、レビューなどのやりとりはURLで、ファイルがあれば添付する。 締結は紙の契約書でやって、締結後はHolmesで契約書とそれに関する情報の一元化ができるので、活用しようと思っています。
一元化ページは本当に便利ですよね。 Holmesにアクセスするだけで、契約書と契約に関する情報全てが確認出来ますからね。
本当によく使っている方が発言する言葉ですね。橋本さんさすがです。
Holmesを導入してよかったこと
ー最後にHolmesを導入して、なにか変わったこと、例えば他の業務に充てる時間が増えたなど、ありますか。
加藤さん:具体的な時間については、時間を計っていないけれど、明らかに工程は減ったと感じます。
今までは作成するとなると、関連部署にまたがって契約書の雛形の収集から入っていました。
今は、新入社員の名前と給与等聞くだけで、契約書の作成出来て、締結まで出来てしまうので、それだけでもだいぶ違います。

橋本さん:そうですね。
実際導入にかかっている時間もあるので、まだトータルで言うと時間が短くなったというのは感じていません。 ただ、社外からできるようになったという点では、働き方を選ばなくなったので、契約業務に当てられる時間の自由度が増しました。 加藤さん:そうですね。橋本は在宅勤務ですが、何一つ不自由なことはありません。

加藤さん:そうですね。橋本は在宅勤務ですが、何一つ不自由なことはありません。
在宅だからできない、出社しないとできない、固定概念を破るひとつのきっかけをもらいました。
ーなるほど。でもそうですよね。
シームレスにやりとりが出来る点はHolmes導入の魅力ですね。
ところで、Holmesへの一言をお願いします。
加藤さん:一番使っている橋本が良いと言っているし、担当者を信頼できます。
レスポンスが早いし、融通が利く、そして、顧客の声を聞いて、よくするためにって考えて行動してくれるところがいいと思います。
まだ色々と足りない機能があるかもしれないけれど、やっぱり会社は人で成り立っている以上、人と人との関係は大事だと思います。
あとは、株式会社リグシーの将来に期待している、というところです。
ーありがとうございます。とっても嬉しいです。
導入を迷っている企業さんへ一言になにかありますか。
加藤さん:きっと、困っている困っている、忙しい忙しいと言っているだけのレベルの人は、大体困っていない人で、 問題の深さが違うと思います。
本当に問題だと思っていたら、アクションを起こさない人については、きちんと責任を持って仕事をすべきだと 言いたいです。

橋本さん:その先を見ているか見ていないか、先が見えているかどうかを、解決できたときにどんな状態になるか、未来を見るといいのではないでしょうか。
自分は面倒くさがり屋なので、将来的に製本や郵送作業が不要になるって純粋に考えるといいと思いました。
ーありがとうございます。本当にいい会社ですね。
長時間お付き合いいただき本当にありがとうございました。

株式会社日本パープルのみなさん、ありがとうございました!

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