契約書とその変更履歴が紐付いて残せるところが導入の決め手でした。

社名株式会社オルカ 事業内容ゲームソフト開発 CGテクニカルサポート業務 設立2011年(平成23年)4月1日 従業員数128名(2017年9月1日時点 業務委託等含む) ウェブサイトhttps://www.mamoru-kun.com/

インタビュー対象者:高橋取締役
主な業務内容:プロデューサー業務、管理部門統括
本日は、株式会社オルカ様に、Holmes導入についてインタビューをさせていただきます。
オルカ様は、みんなが知っている「超」有名ゲームソフトの開発協力を行った会社で、現在128名の従業員(業務委託を含む)を抱えています。
インタビューに答えてくださったのは、プロデューサー業務と管理部門の統括をしていらっしゃいます、高橋取締役です。
本日は、貴重なお時間ありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。
課題:ファイリングした契約書を探すのに時間がかかる
ー貴社の中では、Holmes導入前、契約書業務についてどのような課題がありましたか。
弊社では、紙の契約書のファイリングについては、よくある中小企業と同様にファイリングする程度のルールで運用をしています。 そのため、過去の契約書を確認する必要が出てきた時に、大量にある契約書の中から探し出すのに時間がかかっていました。
ーよくある話ですね。他社様では、ファイリングがうまくなされておらず、契約書を紛失してしまったというのも聞いています。
ー他に困っていることはありましたか?
契約書に関する情報が制作業務の人間に集中しており、契約書を作成する担当プロデューサーが主に情報を持っていることが多いため、属人要素が強いのが課題でした。 加えて、ヒューマンエラーをなくすために契約更新期限の管理もしたかったのですが、実際はそこまで手が回っていませんでした。
ーそうでしたか。ぜひ期限のアラート機能をご利用ください。
導入:Holmes 導入の決め手は一元化機能
ーオルカ様は、Holmesに初めてお問い合わせいただいてから導入まで、約半年(!)の期間がかかってご導入いただきました。Holmes導入の決め手を教えてください。
そうですね、Holmesに決めたのは、契約書とその変更履歴が紐づいて残せる点が大きかったですね。 今までは、過去の契約書の変更履歴を探すのに、メールを検索し、添付ファイルをいちいち探さなければいけなかったのですが、Holmesでは、契約書の管理画面に変更履歴も残っているので、すぐに確認でき、とても便利です。
ー情報の一元化の機能ですね。私たちも、ここは自信を持っている機能なので、気に入っていただけて嬉しいです!
あとは、契約書内の希望の項目をCSVに自動で書き出しできるので、こちらでデータベースに入力する手間がなくなるのがいいですね。
ー契約書の内容のCSV自動書出機能は、最近実装された大好評の機能なので、どんどんご活用いただければと思います。
ー他社システムとの比較もなさっていたようですが、他社システムとの違いはありましたか。
他のシステムは、単に「電子契約ができるだけ」でしたが、Holmesは電子契約以外の機能も充実しているところが違いますね。 また、他の電子契約のシステムに比べ、まだ検討段階だったのにも関わらず、希望を出した機能をタイムリーに実装してくれるなど、開発の方もがんばってくれているんだと好感が持てました。
ーありがとうございます。
常に改善・機能の追加を行なっておりますので、そのように言っていただけると励みになります。
効果:契約書の業務フローがスムーズに!
ーHolmesを導入して、契約書業務が改善されたところがあれば、教えてください。
契約書業務フローがスムーズになりました。 アシスタント・担当者が作成した契約書をチェックする際にも、添付ファイルは不要で、社内チャットツールでURLのやりとりをすればいいだけなので、とてもスムーズです。
ー相手とのドラフトのやりとりはどうですか。
先様とのドラフトのやりとりもURLを送って、相手にダイレクトに修正してもらうだけですから、メール+添付ファイルは不要になりました。 楽ですね〜。
ー「編集ルーム機能」ですね。
Holmesは、URLでのやりとりで完結できるところをウリにしているので、編集ルームまでご活用いただき、嬉しいです!
ー私たちは、契約書業務の効率を上げてもらえたら嬉しいなと思っているのですが、具体的に削減できた業務はありますか。
製本作業等の単純作業が大幅に減ったので、管理部門にそこまで人員のリソースが割けない中、大変助かっています。
ーこれから活用していきたい機能はありますか。
契約の終了期限のアラート機能です。 今まで、なるべく人の手を介さずやろうと思って手が付けられなかった期限管理が、簡単にできそうです。 気を遣わなければいけないが、人手を割きずらい業務をHolmesで行うことで、業務効率が上がると期待しています。
ーHolmesの中で、特に便利な機能/活用している機能があったら教えてください。
「Myテンプレート」は、自社が今まで使っていた契約書雛形をそのままHolmesで使うことができるので、便利ですね。
ーありがとうございます!
Myテンプレートは、導入企業様のほぼ100%がご活用してくださっている機能なんです。
ー他には何かご活用いただいている機能は、ありますか。
「電子締結依頼URL発行」は、担当者にURL抽出までしてもらって、私宛に送ってもらえば、私がそのURLを先様へ送ることができるので、全てを自分でやらなくていいという点でも気に入っています。
ーURL発行は、いつも使っているメール・メッセンジャーなどで送れる点でも喜ばれています。
導入をご検討されている方へ
ー電子契約を導入する際によく聞かれる不安なのですが、Holmesでやりとりすることについて、相手に断られることはありますか。
IT業界ということもありますし、電子契約が初めての先様に対しては、しっかりと説明をいたしますので、今まで断られたことはありません。 迷われている先様に対しては、現状だと収入印紙が必要ないことや、紙ベースでの保管場所がいらなくなるということをご説明すると快諾いただけますね!
ーなるほど!それはいいですね。
ーHolmes導入をご検討している企業様へ、Holmesお勧めのメッセージあればいただけますか。
契約書業務に関する工数を減らすことができるので、バックオフィスを少人数で回そうと考えていらっしゃる企業はとても助かると思います。 私どものようなゲームソフト開発の業界は、業務委託契約書を頻繁に取り交すことが多くありますので、特に同業の皆様にはお勧めしたいシステムです。
ーありがとうございます。オルカ様を皮切りに、ゲーム業界を席巻できればと思います。
ー最後に、Holmesへの要望をお聞かせいただければ幸いです。
機能実装・改善のレスポンスが速く、時流にマッチしているので、その点はこれからも変えないで欲しいです。 先様が電子契約を利用するのが初めての場合には、導入の理由や仕組み等を説明する必要があって、そこが実は結構手間になるなと思っています。 Holmesに世の中のスタンダードになってもらって、先様への説明がいらないくらいになるのが理想です!笑
ー私たちもそれが理想です!笑
高橋様、お忙しい中、取材へのご協力ありがとうございました。
これからもHolmesにより、業務効率upのお手伝いをさせていただきます!!

高橋様、どうもありがとうございました!

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