株式会社オルカ
契約書と変更履歴が紐付いて、
残せるところが導入の決め手。
社名
株式会社オルカ
事業内容
エンタメ、情報サービス
設立
2011年4月1日
従業員数
128名(2017年9月1日時点 業務委託等含む)
URL
TOPICS
  • 「契約書原本・変更履歴のファイルを探すのに時間がかかる」ことに課題
  • Holmes導入の決め手は「一元化機能」
  • 導入後契約書の業務フローがスムーズに!
  • バックオフィスを少人数で回している企業におすすめ


本日は、株式会社オルカ様に、Holmes導入についてインタビューをさせていただきます。オルカ様は、みんなが知っている「超」有名ゲームソフトの開発協力を行った会社で、現在128名の従業員(業務委託を含む)を抱えています。インタビューに答えてくださったのは、プロデューサー業務と管理部門の統括をしていらっしゃいます、高橋取締役です。


ファイリングした契約書を探すのに時間がかかるのが課題

担当:貴社の中では、Holmes導入前、契約書業務についてどのような課題がありましたか。

高橋さん:弊社では、紙の契約書のファイリングについては、よくある中小企業と同様にファイリングする程度のルールで運用をしています。 そのため、過去の契約書を確認する必要が出てきた時に、大量にある契約書の中から探し出すのに時間がかかっていました。

担当:よくある話ですね。他社様では、ファイリングがうまくなされておらず、契約書を紛失してしまったというのも聞いています。他に困っていることはありましたか?

高橋さん:契約書に関する情報が制作業務の人間に集中しており、契約書を作成する担当プロデューサーが主に情報を持っていることが多いため、属人要素が強いのが課題でした。 加えて、ヒューマンエラーをなくすために契約更新期限の管理もしたかったのですが、実際はそこまで手が回っていませんでした。

担当:そうでしたか。ぜひ期限のアラート機能をご利用ください。


Holmes 導入の決め手は一元化機能

担当:オルカ様は、Holmesに初めてお問い合わせいただいてから導入まで、約半年(!)の期間がかかってご導入いただきました。Holmes導入の決め手を教えてください。

高橋さん:そうですね、Holmesに決めたのは、契約書とその変更履歴が紐づいて残せる点が大きかったですね。 今までは、過去の契約書の変更履歴を探すのに、メールを検索し、添付ファイルをいちいち探さなければいけなかったのですが、Holmesでは、契約書の管理画面に変更履歴も残っているので、すぐに確認でき、とても便利です。

担当:情報の一元化の機能ですね。私たちも、ここは自信を持っている機能なので、気に入っていただけて嬉しいです!

高橋さん:あとは、契約書内の希望の項目をCSVに自動で書き出しできるので、こちらでデータベースに入力する手間がなくなるのがいいですね。

担当:契約書の内容のCSV自動書出機能は、最近実装された大好評の機能なので、どんどんご活用いただければと思います。他社システムとの比較もなさっていたようですが、他社システムとの違いはありましたか。

高橋さん:他のシステムは、単に「電子契約ができるだけ」でしたが、Holmesは電子契約以外の機能も充実しているところが違いますね。 また、他の電子契約のシステムに比べ、まだ検討段階だったのにも関わらず、希望を出した機能をタイムリーに実装してくれるなど、開発の方もがんばってくれているんだと好感が持てました。

担当:ありがとうございます。常に改善・機能の追加を行なっておりますので、そのように言っていただけると励みになります。


契約書の業務フローがスムーズに!

担当:Holmesを導入して、契約書業務が改善されたところがあれば、教えてください。

高橋さん:契約書業務フローがスムーズになりました。 アシスタント・担当者が作成した契約書をチェックする際にも、添付ファイルは不要で、社内チャットツールでURLのやりとりをすればいいだけなので、とてもスムーズです。

担当:相手とのドラフトのやりとりはどうですか。

高橋さん:先様とのドラフトのやりとりもURLを送って、相手にダイレクトに修正してもらうだけですから、メール+添付ファイルは不要になりました。 楽ですね〜。

担当:「編集ルーム機能」ですね。Holmesは、URLでのやりとりで完結できるところをウリにしているので、編集ルームまでご活用いただき、嬉しいです!私たちは、契約書業務の効率を上げてもらえたら嬉しいなと思っているのですが、具体的に削減できた業務はありますか。

高橋さん:製本作業等の単純作業が大幅に減ったので、管理部門にそこまで人員のリソースが割けない中、大変助かっています。

担当:これから活用していきたい機能はありますか。

高橋さん:契約の終了期限のアラート機能です。 今まで、なるべく人の手を介さずやろうと思って手が付けられなかった期限管理が、簡単にできそうです。 気を遣わなければいけないが、人手を割きずらい業務をHolmesで行うことで、業務効率が上がると期待しています。

担当:Holmesの中で、特に便利な機能/活用している機能があったら教えてください。

高橋さん:「Myテンプレート」は、自社が今まで使っていた契約書雛形をそのままHolmesで使うことができるので、便利ですね。

担当:ありがとうございます!Myテンプレートは、導入企業様のほぼ100%がご活用してくださっている機能なんです。他には何かご活用いただいている機能は、ありますか。

高橋さん:「電子締結依頼URL発行」は、担当者にURL抽出までしてもらって、私宛に送ってもらえば、私がそのURLを先様へ送ることができるので、全てを自分でやらなくていいという点でも気に入っています。

担当:URL発行は、いつも使っているメール・メッセンジャーなどで送れる点でも喜ばれています。


導入をご検討されている方へ

担当:電子契約を導入する際によく聞かれる不安なのですが、Holmesでやりとりすることについて、相手に断られることはありますか。

高橋さん:IT業界ということもありますし、電子契約が初めての先様に対しては、しっかりと説明をいたしますので、今まで断られたことはありません。 迷われている先様に対しては、現状だと収入印紙が必要ないことや、紙ベースでの保管場所がいらなくなるということをご説明すると快諾いただけますね!

担当:なるほど!それはいいですね。Holmes導入をご検討している企業様へ、Holmesお勧めのメッセージあればいただけますか。

高橋さん:契約書業務に関する工数を減らすことができるので、バックオフィスを少人数で回そうと考えていらっしゃる企業はとても助かると思います。 私どものようなゲームソフト開発の業界は、業務委託契約書を頻繁に取り交すことが多くありますので、特に同業の皆様にはお勧めしたいシステムです。

担当:ありがとうございます。オルカ様を皮切りに、ゲーム業界を席巻できればと思います。最後に、Holmesへの要望をお聞かせいただければ幸いです。

高橋さん:機能実装・改善のレスポンスが速く、時流にマッチしているので、その点はこれからも変えないで欲しいです。 先様が電子契約を利用するのが初めての場合には、導入の理由や仕組み等を説明する必要があって、そこが実は結構手間になるなと思っています。 Holmesに世の中のスタンダードになってもらって、先様への説明がいらないくらいになるのが理想です!笑


高橋様、どうもありがとうございました!
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