とにかく契約書の共有が簡単にでき、本当に助かっています。

社名株式会社セクションエイト 事業内容飲食店の経営、飲食店の企画・コンサルティング 設立2008年6月20日 従業員数1,000名(うちパート・アルバイト800名) ウェブサイトhttps://section-8.jp/

株式会社セクションエイト様は、「相席屋」などの飲食店を全国で75店(フランチャイズ店舗含む)展開されている、今大変勢いのある企業様です。
総務部の河村堅一郎部長にお話を伺いました。
本日は、お忙しい中、お時間ありがとうございます。
貴社は、Holmesユーザー様の中でもかなり初期のころからご利用いただいており、なぜ早期に導入してくださったのか、また、どのようにHolmesをご活用いただいているのかなど、ぜひ伺えればと思っております。
どうぞよろしくお願いいたします。
契約書の「管理」に大きな悩み
まず、Holmes導入前は、契約書について、どのような課題を抱えていましたか。
弊社は、社歴が10年になり、過去締結した契約書がたくさんあります。
以前は、多数の契約書がルールを決めずにファイリングされていたり、各事業部で管理している契約書があったりして、どこに何の契約書があるかわからない状態になっていました。
期間が満了しているかどうかのチェックができていなかったので、いわゆる生きている契約書と死んでいる契約書が混在していました。
そのような管理の状態だったため、現場から「◯◯の契約書ありますか?」と問い合わせが来ると、契約書を探したり、PDFをとったりする作業に数十分も費やさなければなりませんでした。
また、お恥ずかしい話、そもそも契約書自体が探せないこともあったりしました。
あとは、契約の締結が済んでいるかの管理もできていない契約書もありました。
契約書「管理」全般についてお悩みだったのですね。
はい、人数が増えてきて(現在は、アルバイトを入れて約1000名)、会社規模が大きくなり、ステージが上がっていく時に、このままの管理体制ではいけないと悩んでいました。
どこでHolmesを知ってくださったのですか。
Facebookの記事で、誰かがシェアしていたのが偶然目につきました。 契約書管理で悩んでいたので、目についたのだと思います。
Holmes導入の決め手は「課題にマッチ」かつ「リーズナブル」
ローンチ当初にご連絡いただいて、伺ったのを覚えています。
Holmesご導入の決め手はなんだったのでしょうか。
契約書管理で困っていたときに、ちょうどHolmesのことを知って、弊社の課題にマッチしたシステムだと感じました。
また値段もリーズナブルだと思いました。
担当役員も契約書管理については、課題意識を持っていたため、すぐ導入しようということになりました。
ー情報の一元化の機能ですね。私たちも、ここは自信を持っている機能なので、気に入っていただけて嬉しいです!
あとは、契約書内の希望の項目をCSVに自動で書き出しできるので、こちらでデータベースに入力する手間がなくなるのがいいですね。
導入の意思決定が速かったのは、そのような背景があったのですね。
現在、Holmesをどのようにご活用されていますか。
主に契約書管理に活用しています。
紙で締結した契約書を、アシスタントの人が時間のある時にPDF化して、Holmesにアップロードしてくれます。
タイトルは、PDFについているものがそのままHolmes上に乗るので、特にタイトルとかを改めて入れる必要はなく、誰でも簡単にできます。
爆速アップロード機能で過去の契約書をストレスなくアップロード!
特に気に入ってくださっている機能はどれですか。
爆速アップロード機能です。
過去の契約書のPDFをHolmesにあげる時に、まとめて短時間で一気にアップロードすることができるので、ストレスなくアップロードができて、とてもいいですね。
*爆速アップロード機能は、河村様のご提案でできた機能です!
その節は、ご意見をありがとうございました。
Holmesは、皆様からのご意見で、どんどん進化しています。
Holmesをお使いになる時に工夫していることがあれば教えてください。
タグに検索にひっかかりそうなワード(「東京」(地域名)「賃貸」「定借」など)を入れて、検索性を高める工夫をしています。
検索性はどうですか?
タグにたくさんのワードを入れておくと、とても検索が早くて便利ですね~。
それは嬉しいです。
6月初旬からは、全文検索ができるようになるので、タグを細かく入れなくても、便利に検索可能です!ぜひお使いください。(※現在実装済)
あと、他社様だと、Wordで編集した契約書については、Wordファイルを関連ファイルにアップロードしている企業様もあります。
*そうすると、該当の契約書に紐づいて、Wordファイルが残せるので、ぜひやってみてください!
たしかに、それは便利ですね!
今はメールに残っているのを、必要になったら探しているので、今度からはそうしてみます。
はい、ぜひお試しください。
「あの契約書が見たい」に対して、3分で対応完了!
ご導入により、最初にお伺いした悩みは解消されましたか。
はい、解消されました。
業務効率が格段に上がりました。
とにかく契約書の共有が簡単にでき、本当に助かっています。
今までは物件開発の人や経理の人から「◯◯の契約書どうなっていましたっけ?」と問合せを受けたときに、
① 契約書を探すのが大変
② 探せたと思ったら、分厚くてPDF化が大変 という作業で時間を取られてしまい、他の業務が急に中断されてしまうのが悩みでした。
今は、問合せを受けたときに、
①Holmesですぐに契約書を探せる
②PDFをとる必要がないので、すぐメールで送れる
ようになっています。
数十分かかっていた作業が3分くらいで終わるようになりました。
また、以前は、私しか契約書を探す作業ができなかったのですが、検索性が良くなったことで、他の人に任せられるようになりました。
ー相手とのドラフトのやりとりはどうですか。
先様とのドラフトのやりとりもURLを送って、相手にダイレクトに修正してもらうだけですから、メール+添付ファイルは不要になりました。 楽ですね〜。
たしかに、属人的な管理は、他社様でもお悩みのところですね。
お悩みが解消するお手伝いができて、とても嬉しく思います。
Holmesへ応援メッセージをいただけますか。(図々しくすみません!)
開発が早く、どんどん機能がアップデートされていくので、これからも期待しています。
レスポンスが早い点も気に入っています。
弁護士という専門家が、新しいテクノロジーを使って、バックオフィスの手伝いをするということ自体が画期的だと思います。
パソコン・携帯電話も、以前はなかったツールだけど、今はなくてはならないツールです。
Holmesもそのようなツールになる気がしています。
「世の中から紛争裁判をなくす」という理念にも共感しているので、がんばってください。
とても嬉しいお言葉をどうもありがとうございます。
メンバー一同、励みになります。
弊社の「世の中から紛争裁判をなくす」という理念への共感も嬉しいですし、 河村様の口から、自然な感じで、弊社の理念が出てきたことに感激しております。
これからもバックオフィス部門の強い味方として、 貴社の業務効率を最大化するお手伝いをさせていただきますので、ぜひこれからもHolmesをご愛顧ください!
どうぞよろしくお願いいたします。
本日は、お忙しい中、どうもありがとうございました。
全力で導入をサポート
私たちホームズはツールを提供して終わりではありません。
ホームズを使ったオペレーションの定着まで、私たちが責任をもってサポートいたします。
まずはお気軽にご相談ください。